Règlement intérieur de l’Association Culturelle des Résidents et Amis du Voltaire
Approuvé par l’assemblée générale du 15 juin 2019.
1. Adhésion
L’adhésion est valable sur l’année scolaire (du 1er septembre au 31 août). Elle est individuelle.
Si un mineur souhaite participer aux activités, un de ses responsables légaux est adhérent. Les parents ou responsables légaux indiquent les noms des enfants concernés lors de l’adhésion.
Les cas particuliers d’adhésion seront étudiés par le Conseil d’Administration (CA) de l’association.
Sans être adhérent, il est possible de participer à une activité de club afin de découvrir l’association.
2. Participation des mineurs
Les moins de 15 ans sont accompagnés par un adulte, sauf exception validée par le CA et avec une autorisation écrite des parents. Les parents ou responsables légaux qui confient leur enfant à un autre adulte doivent le signaler préalablement par écrit au responsable du club ou, pour une activité hors-club, au président de l’association.
Entre 15 et 18 ans, une autorisation parentale écrite est nécessaire.
La participation des mineurs s’entend sous réserve de l’accord du CA.
Les enfants mineurs accompagnant un adhérent peuvent ponctuellement participer aux activités de l’association, sous réserve d’une autorisation écrite des responsables légaux.
Le CA se prononce sur les limitations d’accès liées à l’âge qu’il sera utile de mettre en place.
3. Respect du règlement
Toute personne qui viendrait à troubler une activité pourra être invitée à quitter les lieux par le responsable de celle-ci.
Le CA peut prononcer la suspension d’un adhérent jusqu’à la prochaine Assemblée Générale (AG) qui se prononcera sur d’éventuelles mesures.
4. Capacités d’accueil
Une demande pour participer à un club pourra être déclinée en fonction des capacités d’accueil de celui-ci. Le responsable de club proposera des modalités d’inscription qui seront précisées dans le règlement intérieur du club.
5. Budget
Le budget est établi sur l’année scolaire, du 1er septembre au 31 août.
5.1 Recettes
Cotisations : leur montant est fixé en AG et non-remboursable. L’adhésion prise entre le 1er juillet et le 31 août est offerte pour cette période.
Participations Aux Frais (PAF) : certaines activités peuvent être soumises à participation financière pour les non-adhérents suivant accord du CA ; le pot de bienvenue des nouveaux résidents est gratuit.
Certains clubs peuvent demander une participation complémentaire non-remboursable pour faire fonctionner leurs activités, sous forme de cotisation annuelle ou à l’acte. Les montants sont approuvés en CA.
Demandes de subventions : les demandes de subventions sont validées par le CA avant leur dépôt.
Dons à l’association : les personnes qui souhaitent effectuer un don financier au bénéfice de l’association sont invitées à se rapprocher du CA.
Ressources diverses : toute activité ayant vocation à récolter des fonds pour l’association est présentée préalablement au CA pour validation.
5.2 Dépenses
Remboursements : les adhérents ne peuvent engager des dépenses qu’avec l’accord du CA ou du responsable de club concerné ; toute demande de remboursement pour un club est transmise au trésorier par le responsable du club.
Aucune dépense effectuée en-dehors du cadre prévu par l’association ne sera remboursée et aucun chèque en blanc ne sera établi.
Paiement des prestataires : lorsqu’une activité suppose la rémunération d’un intervenant, l’association se charge de recevoir la participation des adhérents et rémunère les prestataires.
Dépense urgente : en cas d’urgence liée à la sécurité ou à des dégradations, une décision de dépense pourra être prise par le président et les trésoriers. Les raisons de cette dépense exceptionnelle seront présentées au CA suivant.
Ajustement budgétaire : le budget prévisionnel de l’année est voté en AG. Un réajustement budgétaire effectué par le CA en cours d’année permettra de répondre aux éventuelles demandes complémentaires des clubs.
6. Dons
Dons à l’association : les personnes qui souhaitent effectuer un don matériel au bénéfice de l’association sont invitées à se rapprocher du CA ; les dons matériels à l’association ne peuvent pas être revendus.
Dons de l’association : si l’association souhaite se défaire de mobiliers ou de matériels divers, elle privilégiera le don à d’autres associations après accord du CA.
7. Fonctionnement des clubs
7.1 Création de club
Un projet de club est présenté au CA pour validation. Une période d’essai de trois mois permet au club de commencer son activité. À l’issue de cette période, le CA se prononce sur la possibilité d’en maintenir l’activité. Le responsable de club devient alors membre du CA de par sa fonction.
7.2 Responsables de clubs
Ils animent la vie de leur club et assurent le lien avec le fonctionnement général de l’association.
Ils sont responsables de l’accès à la salle culturelle. En cas d’absence, ils peuvent déléguer leur responsabilité pour l’ouverture du club. Ils tiennent à jour la liste des membres. Ils assurent un suivi des dépenses de leur club tout au long de l’année ainsi que la collecte des cotisations et PAF pour les transmettre aux trésoriers.
Les responsables de clubs s’engagent lors de l’AG pour une durée d’un an. S’ils souhaitent quitter leurs fonctions, ils s’engagent à en informer le CA par écrit au préalable et à assurer la transmission de leurs fonctions. Dans la mesure du possible, les responsables de clubs essaient de trouver un remplaçant et favorisent sa prise de responsabilité.
7.3 Règlement intérieur de club
Chaque club rédige un règlement intérieur, précisant ses modalités de fonctionnement, et validé par le CA dans les douze mois suivant sa création. En cas de contradiction, le règlement intérieur de l’ACRAV prime sur les règlements des clubs.
7.4 Vie des clubs
Chaque club propose une réunion au moins une fois dans l’année, annoncée à l’avance, à tous ses membres, aux adhérents et potentiels adhérents de l’association. Cette réunion a pour but de favoriser l’expression des participants du club, de faire émerger de nouveaux besoins ou idées et de permettre une dynamique participative dans les clubs.
7.5 Usage du matériel
Le matériel acquis par l’association et confié à l’usage d’un club pour ses activités pourra éventuellement être partagé pour d’autres activités, après avis du responsable de club et accord du CA.
D’une manière générale, tous les adhérents veillent au bon usage du matériel de l’association.
7.6 Participation des membres
Les membres des clubs étant adhérents de l’ACRAV, ils sont invités à participer activement à la vie de l’association.
7.7 Partenariat
Des personnes extérieures à l’ACRAV peuvent faire bénéficier l’association de leur expertise. Un intervenant bénévole qui anime une activité régulière est tenu d’adhérer à l’association. Toute intervention régulière se fait sous la responsabilité d’un club. Une convention devra être signée entre l’ACRAV et l’intervenant rémunéré.
8. Rôles
8.1 Président
Le président est mandaté pour mettre en œuvre les décisions de l’AG et du CA. Entre autres, il :
– convoque les AG et les CA en adressant les documents préparatoires aux adhérents ;
– signe les contrats validés préalablement par le CA ;
– représente l’association dans la vie civile ou désigne un représentant ; en cas de procès, il représente l’association en justice ;
– prépare avec le secrétaire les dossiers de demandes de subvention qui sont présentés en CA pour validation ;
– gère les déclarations d’accidents ou les plaintes éventuelles ; en cas d’impossibilité, son adjoint ou une personne désignée le remplace ; cela peut aussi se faire de manière conjointe avec la personne qui était responsable des activités au moment de l’incident ;
– peut convoquer une réunion du CA en cas d’urgence ;
– effectue l’ouverture et la fermeture de comptes bancaires.
8.2 Secrétaire
Le secrétaire est mandaté par le CA. Entre autres, il :
– prépare l’ordre du jour des réunions du CA avec le président ;
– prépare les documents nécessaires aux AG (convocation, pouvoirs), tient la feuille d’émargement pendant les AG, rédige les CR de celles-ci ;
– assure la rédaction des comptes rendus de réunions et les transmet aux adhérents qui le souhaitent ;
– prépare les formulaires nécessaires à la vie de l’association et les transmet aux responsables de clubs ;
– assure la communication écrite de l’association suivant les modalités définies en CA ;
– imprime et assure le suivi du planning d’occupation de la salle ;
– tient le fichier des adhérents ;
– gère les archives de l’association – en concertation avec le CA sur les modalités.
8.3 Trésorier et Trésorier-adjoint
Le trésorier et le trésorier-adjoint sont mandatés par le CA. Entre autres, ils :
– tiennent les comptes de l’association sur l’année scolaire ;
– présentent une fois par trimestre les dépenses et les recettes sur l’année en cours, ainsi que l’état des comptes bancaires ;
– préparent le compte d’exploitation de l’association pour l’AG ;
– effectuent le suivi et les démarches auprès de la banque ;
– reçoivent les montants des cotisations et des PAF transmises par les responsables de clubs et fournissent la liste des adhérents au secrétaire ;
– sont habilités à payer les fournisseurs et remboursent aux adhérents les dépenses engagées pour l’association ;
En cas de démission, le trésorier restant fournit au suppléant temporaire toutes les informations utiles.
9. Instances
9.1 Assemblées Générales (AG)
L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an, de préférence au mois d’octobre. Elle est préparée par le CA qui se réunit un mois avant sa tenue. A cette occasion, le bureau présente les comptes à valider en AG, et établit l’ordre du jour en tenant compte des propositions des adhérents.
Elle peut modifier le règlement intérieur de l’association.
Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) est convoquée lorsque la trésorerie de l’association est inférieure à 25% du budget prévisionnel.
Si nécessaire, les modalités d’application de chaque résolution prise en AG seront décidées lors de cette dernière.
Les convocations pour les AG sont envoyées par courriel à la demande des adhérents ou par courrier.
9.2 Le Conseil d’administration
Il favorise l’implication des adhérents dans le fonctionnement et l’animation de la vie de l’association. Il veille au respect des statuts et du règlement.
Seuls les membres du CA participent aux prises de décisions. Tout adhérent a le droit d’assister aux réunions du CA et peut au préalable proposer un point à l’ordre du jour. Des personnes extérieures peuvent également être invitées.
Le CA délibère sur le fonctionnement courant de l’association : il valide les demandes d’utilisation de la salle, dans le respect des conditions posées par le SDC Le Voltaire. Il coordonne le planning d’usage de la salle.
Il valide la création et la mise en sommeil des clubs. En cas de nécessité, il peut suspendre temporairement une activité.
Les membres du CA qui seraient absents et non-excusés pendant une période de 3 mois sont considérés comme démissionnaires.
En cas de non-respect des règlements de l’association, le CA peut se prononcer sur un avertissement, une suspension temporaire ou définitive des fonctions des membres du CA.
Un membre du CA qui cesse ses fonctions restitue les documents et matériels confiés par l’association.
Les décisions concernant les recettes et dépenses sont validées par le CA à l’exception de celles qui relèvent de l’AG. Il se prononce avant toute signature ou modification de contrats engageant l’association.
En cas de vote, seuls les membres du CA présents ont une voix délibérative.
10. Utilisation des espaces
Les activités de l’association qui se déroulent dans l’enceinte de la copropriété doivent respecter les règles définies par le SDC Le Voltaire.
Les jeux de balle, trottinette, roller, skateboard, etc. sont interdits dans la salle culturelle.
Les animaux ne sont pas admis dans la salle culturelle.
L’ACRAV n’organise pas d’activités privées dans la résidence Le Voltaire.
11. En cas d’incident
En cas de sinistre (accident, agression, détérioration…), le lieu doit être sécurisé, les secours prévenus si nécessaire et le président de l’association informé. Ce dernier préviendra le syndic, le conseil syndical, l’assurance ainsi que les membres du CA.
Le CA en analysera les causes afin d’éviter que cela ne se reproduise.
12. Communication
Différents supports de communication permettront aux adhérents de se tenir informés de la vie de l’association.
Les comptes rendus des conseils d’administration sont envoyés avec l’ordre du jour du CA suivant afin qu’ils soient validés.
Les comptes rendus des assemblées générales sont envoyés avec l’ordre du jour de l’AG suivante.